C 情報漏洩対策
退職前後の持ち出し対策｜期間を区切った重点確認
持ち出しが起きる時期は、おおむね決まっています。退職の意向を伝えてから、最終出社日までの数週間です。この期間に何を見るかを決めておけば、対策は現実的になります。
退職前後に起きること
- 顧客リストや設計資料を外部媒体へコピーする
- 私用のクラウドへ業務ファイルを移す
- 資料を大量に印刷する
- 引き継ぎの名目で、通常は見ない共有フォルダを開く
いずれも、単独では業務の一部に見えます。複数が重なったときに、持ち出しの可能性が高まります。
期間を区切って重点的に見る
| 期間 | 確認すること |
|---|---|
| 退職意向の伝達後 | 共有フォルダのアクセス範囲、大量のコピー操作 |
| 最終出社日の前週 | 外部媒体への書き込み、印刷枚数、クラウドへの送信 |
| 最終出社日 | 端末の回収、アカウントの停止、持ち物の確認 |
| 退職後 | 記録の保存期間内での確認、必要に応じた照会 |
期間ごとに見る項目を決めておくと、担当者が変わっても同じ確認ができます。
手続きとして組み込む
退職の手続きには、貸与品の返却、アカウントの停止、データの引き継ぎが含まれます。ここに「持ち出しの確認」を1行加えます。特別な対応ではなく、手続きの一部にすることが定着の条件です。
確認の対象は、退職者本人に限りません。引き継ぎを受ける側が、不要なデータを私的に保管しないよう、共有の範囲も見直します。
記録がなければ確認できない
退職後に「何を持ち出したか」を確認するには、記録が残っている必要があります。保存期間が短いと、退職の手続きが終わる前に記録が消えます。退職者の記録は、通常より長く保存する運用も検討してください。
保存期間の考え方は監視 ログ 保存期間をご覧ください。持ち出し経路の整理は情報漏洩 経路 の6分類にまとめています。
よくある質問
Q. 退職者を監視するのは行き過ぎではありませんか。
A. 対象は退職者個人ではなく、持ち出しが集中する期間です。在職中と同じ仕組みで記録し、確認する期間を区切る運用にすれば、過度な監視にはなりません。
Q. 自己都合と会社都合で扱いを変えるべきですか。
A. 変える必要はありません。退職の理由によって確認の度合いを変えると、公平性を欠きます。手続きとして一律に実施してください。
まとめ
退職前後の持ち出しは、期間を区切った重点確認、退職手続きへの組み込み、記録の保存で抑えます。特別扱いではなく、手続きの一部にすることが継続の鍵です。退職の手続きが形骸化しないよう、確認の実施日と担当者を書面に残しておくことも有効です。
iMonitor でできること
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