監視とコンプライアンス
iMonitor EAM は、従業員のPC操作を記録するオンプレミス型の従業員監視ソフトです。このページは、社内説明、取引先からの確認、弁護士への相談の場面で「何を記録できて、何を記録しないのか」をそのまま示せるようにまとめたものです。
機能ごとの記録範囲
| 項目 | 記録する内容 | 記録しない／任意 |
|---|---|---|
| 勤務状況 | 開始・稼働・アイドル時間 | 私的な予定、位置情報 |
| アプリ・Webサイト | 起動したアプリ、閲覧したサイト、利用時間 | — |
| ファイル操作 | 作成・コピー・移動・削除・印刷の履歴 | ファイルの中身 |
| 画面 | スクリーンショット（有効にした場合） | 撮影間隔と保存先は設定で変更可 |
| キー入力 | 入力回数 | 入力した文字そのものは記録しない |
| USB・外部媒体 | 接続・書き込みの履歴、使用の許可／禁止 | — |
| メール・チャット | 送受信の記録（別モジュール） | 導入時は無効。必要時のみ有効化 |
| 私物端末 | — | 対象外（エージェントを入れた端末のみ） |
データの置き場所
お客様のサーバー上です。データベースも画面記録もベンダーのサービスへは送信されず、いつでも書き出せます。クラウド型の iMonitor 365 はこの限りではないため、用途に応じて選んでください。
保存期間の決め方
画面記録は 14〜30 日、ファイル操作は 90〜180 日、勤務時間は給与 1 サイクル＋法定保存期間を目安にしてください。期限が来ると自動で削除されます。「必要以上に長く持たない」ことが、運用上の説明責任を軽くします。
どう伝えるか
三つの手順を推奨します。書面での通知、説明の場、質問を受け付けて回答を公開する窓口。通知の雛形はご用意しますが、最終的な文言は法務でご確認ください。
従業員が求められること
何が記録されるかを知る、誤ったデータの訂正を求める、相談先を知る。この三つについて簡単な手続きを定めておくことをお勧めします。
日本の法規との関係
従業員のPC操作を記録する行為は、それ自体が直ちに違法となるものではありません。ただし、記録した情報は従業員の個人情報にあたるため、次の点が問題になります。
- 利用目的の特定と通知・公表：何のために記録するのかを特定し、従業員に知らせる必要があります。
- 目的外利用の禁止：勤務状況の把握を目的に導入した記録を、本人に伝えず人事評価へ流用することは問題になります。
- 必要最小限の範囲：業務に必要な範囲を超えた監視は、社会的相当性を欠くと判断される可能性があります。
- 安全管理措置：記録したデータの漏えいを防ぐ措置が求められます。
参照：厚生労働省「労働者の個人情報保護に関する行動指針」、個人情報保護委員会「従業者に対する監督の一環としてのモニタリングに関するFAQ」。
導入前チェックリスト
- 記録する目的を一文で書けるか（例：業務時間中のPC利用状況の把握）
- 記録する項目と、記録しない項目を決めたか
- 保存期間と削除のタイミングを決めたか
- 就業規則・個人情報保護方針に監視の記載があるか
- 従業員への通知方法（書面・説明会・社内報）を決めたか
- 質問・訂正の申し出を受け付ける窓口を決めたか
- 記録データへのアクセス権限を持つ人を限定したか
よくある質問
従業員の同意は必要ですか
同意そのものが常に必要というわけではありませんが、利用目的の特定と通知・公表は必要です。実務上は、就業規則への記載と書面での通知をそろえておくことが、後の説明を容易にします。
私用PCにも導入できますか
技術的には可能ですが、私物端末は記録範囲の説明が難しくなります。会社が貸与する端末に限定する運用を推奨します。iMonitor はエージェントを入れた端末のみを対象とします。
記録した画面をそのまま人事評価に使えますか
導入時に伝えた目的の範囲を超える使い方は、目的外利用として問題になります。評価に用いる場合は、その旨を利用目的に含めて事前に伝えてください。
退職者の端末はどう扱いますか
退職後はアカウントを停止し、端末を回収したうえでエージェントを削除します。持ち出しの確認が必要な場合は、退職前に記録を保全しておく運用が現実的です。
一般的な情報であり、法的助言ではありません。保存期間と通知文言は、適用される法令と就業規則に合わせて調整してください。導入前の社内調整の進め方はテレワーク時代の従業員モニタリングで詳しく説明しています。
