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従業員監視と個人情報保護法｜押さえるべき5つのポイント

iMonitor 編集部 2026-11-07 個人情報保護法 従業員 監視

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従業員の操作履歴や画面の記録は、個人情報保護法上の「個人情報」にあたります。導入を検討するときに確認すべき点は、実は5つに整理できます。この記事では、実務で押さえる順番に沿って説明します。

1. 利用目的を特定する

最初に決めるのは、何のために記録するのかです。「業務管理のため」だけでは広すぎます。「就業時間内の業務状況の把握」「情報の持ち出しの防止」のように、目的を具体的に特定して文書にします。目的を特定しないまま記録を始めると、後から別の用途に使えなくなります。

2. 本人に知らせる

利用目的は、本人に通知するか公表する必要があります。従業員に対しては、入社時の書面、社内規程、説明会、社内システムの掲示など、実際に目に入る形で伝えます。就業規則に書いただけでは、現場に届いていないことが多いものです。

通知の文面に何を入れるかは監視 通知文 の書き方にまとめています。あわせて従業員 同意 の取り方もご覧ください。

3. 必要な範囲に限る

目的に必要な範囲を超えて記録すると、それ自体が問題になります。私物端末、休憩時間、私的な通信は対象外にする。業務に無関係なアプリの内容まで見ない。この線引きを決めておくと、社内説明も通しやすくなります。

何を記録し、何を記録しないかの整理は記録するもの・しないものを参照してください。

4. 安全管理措置をとる

記録したデータを安全に保つ措置が必要です。アクセス権限を必要最小限にする、保存先を社内に限定する、持ち出しを禁止する、退職者のアカウントを停止する。オンプレミス型はデータが社外に出ない点で説明しやすく、クラウド型は契約と保存場所の確認が重要になります。

5. 委託と第三者提供を確認する

外部のサービスを使う場合、委託先の管理が自社の責任になります。どこにデータが保存されるか、委託先の従業員がアクセスできるか、再委託があるかを確認します。社内の別部署に記録を渡す場合も、目的の範囲内かを確認してください。

実務での進め方

順番	やること	成果物
1	目的の特定	監視の目的を書いた1枚
2	記録範囲の決定	記録項目の一覧
3	本人への通知	通知文・説明資料
4	規程への反映	就業規則・情報セキュリティ規程
5	運用の記録	閲覧者・保存期間・削除の記録

この5つを文書で残しておくと、従業員からの質問や、万が一のトラブルのときに対応できます。法令の解釈は改正やガイドラインの更新で変わるため、個人情報保護委員会の公表資料を確認してください。本記事は法的助言ではありません。

まとめ

監視の導入は、目的の特定、本人への通知、範囲の限定、安全管理、委託の確認の5点で整理できます。どれか1つが欠けても、運用が長続きしません。全体像は法令とコンプライアンスにまとめています。