B 法令・コンプライアンス

監視の通知文の書き方｜そのまま使える7つの要素

iMonitor 編集部 2026-11-07 監視 通知文 例

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監視を導入するとき、現場に配る1枚の文書が運用の成否を分けます。長い規程より、何を記録するのかが分かる短い通知のほうが読まれます。通知文に入れる要素と、作り方の順番を整理します。

通知文に入れる7つの要素

要素	書くこと
1. 目的	何のために記録するのか（例：情報の持ち出しの防止、業務状況の把握）
2. 対象	誰の、どの端末を対象にするのか
3. 記録する項目	画面、アプリの利用、ファイル操作、キー入力など、項目を列挙
4. 記録しない項目	私物端末、休憩時間、私的な通信など、対象外を明記
5. 保存期間と保管場所	何か月保存するか、社内サーバーかクラウドか
6. 閲覧できる人	管理者、部門管理者など、誰が見られるか
7. 問い合わせ先	質問・相談の窓口（部署名と連絡先）

7つそろっていれば、従業員は「何をされるのか」を理解できます。逆に、項目と保存期間が書かれていない通知は、後から質問が集中します。

書き方の順番

最初に目的を1文で書きます。次に対象と項目を箇条書きにします。文章で長く説明するより、箇条書きのほうが読まれます。最後に、質問の窓口を明記します。窓口がない通知は、不安を解消できません。

文面の骨子

• 見出し：「業務用端末の利用状況の記録について（お知らせ）」
• 目的：情報の持ち出し防止と業務状況の把握のため
• 対象：会社が貸与した業務用PC（私物端末は対象外）
• 記録する内容：業務アプリの利用状況、画面の定期記録、外部媒体への書き込み
• 記録しない内容：私的なメール・SNSの内容、休憩時間の操作
• 保存期間：取得から〇か月、社内サーバーに保存
• 閲覧者：情報システム部の管理者、および各部門の管理職
• 問い合わせ：情報システム部（内線・メールアドレス）

この骨子に自社の事情を足せば、そのまま配布できます。法令上の位置づけは個人情報保護法 従業員 監視 の5点を確認してください（本記事は法的助言ではありません）。

伝える手段は1つにしない

文書を配るだけでは読まれません。説明会で10分話す、社内ポータルに掲載する、入社時の説明に含める。複数の経路を組み合わせると、後から「知らなかった」と言われにくくなります。管理職向けには、質問されたときの回答例も用意しておくと現場が困りません。

よくある失敗

• 「セキュリティ対策のため」とだけ書き、記録項目を書いていない
• 規程にだけ記載し、現場に配布していない
• 保存期間が書かれておらず、いつまで残るか分からない
• 問い合わせ先がなく、不安が現場に溜まる

どれも、1枚の文書で解消できます。既存の文書がこの形になっていない場合は、追補として配り直すだけでも効果があります。

まとめ

通知文は、目的・対象・記録する項目・記録しない項目・保存期間・閲覧者・窓口の7つで作ります。箇条書きで短く、複数の経路で伝えることが定着の近道です。社内説明の進め方は従業員 同意 の取り方をご覧ください。