G 業種別
事務所の監視｜少人数でも回る運用の作り方
事務所系の職場は、一見すると情報漏洩と縁が薄いように見えます。しかし、顧客名簿、契約書、見積書。扱う情報は多く、持ち出しの経路も多様です。基本の設計を整理します。
事務所で漏れやすい情報
- 顧客名簿、取引先の連絡先
- 契約書、見積書、請求書
- 人事の情報（給与、評価、採用）
- 社内の議事録、経営資料
いずれも、日常的に作成・送信される情報です。特別な情報ではないからこそ、持ち出しに気づきにくいという特徴があります。
記録の優先順位
| 優先 | 対象 | 理由 |
|---|---|---|
| 1 | 外部媒体への書き込み | 持ち出しの主要な経路 |
| 2 | クラウドへの送信 | 記録が残りにくい |
| 3 | 印刷 | 紙の持ち出しにつながる |
| 4 | 私的なサイトの利用 | 業務時間の管理にも関わる |
すべてを同じ強さで監視すると、運用が回りません。優先順位を決めて始めます。
少人数の事務所の場合
従業員が数名の事務所では、大がかりな運用は現実的ではありません。管理者が兼務で、記録を見る時間も限られます。月1回、外部媒体と送信の記録だけを確認する、といった小さな運用から始めます。台数が少ないほど、記録の確認は現実的になります。
費用の考え方は監視ソフト 費用 相場をご覧ください。
派遣・業務委託の混在
事務所には、派遣社員や業務委託の担当者が混在する場合があります。雇用関係が異なると、監視の根拠も変わります。委託契約に監視の条件を盛り込み、対象と範囲を明記します。無断で対象にすると、契約違反になります。
関連して委託先 監視 データもご覧ください。
よくある質問
Q. 数名の事務所でも導入する意味はありますか。
A. あります。むしろ台数が少ないほうが、記録の確認は現実的に行えます。持ち出しの経路を塞ぐ効果は、規模に関係なく得られます。
Q. 派遣社員も対象にできますか。
A. 派遣元との契約を確認してください。業務上の必要性と範囲を明示し、合意のうえで対象にします。
導入前のチェックリスト
- 外部媒体への書き込みを、制限するか記録するか決めているか
- クラウドへの送信を、許可するサービスに限定しているか
- 印刷の記録を、月1回確認する担当者が決まっているか
- 派遣・業務委託の担当者を、契約上どこまで対象にするか整理しているか
- 記録の保存期間と、廃棄の手順を決めているか
まとめ
事務所の監視は、外部媒体・クラウド送信・印刷の3つを優先し、少人数でも回る運用にします。派遣や委託が混在する場合は、契約に基づいて対象を決めてください。
iMonitor でできること
本記事の内容を踏まえて、機能と導入条件を確認したい方は次のページをご覧ください。