A 導入検討・選定
従業員監視ソフトの失敗しない選び方｜確認すべき9項目
従業員監視ソフトを選ぶとき、多くの企業が「機能の多い製品」から探し始めます。ところが導入後に起きるつまずきの多くは、機能不足ではなく、目的と運用のすり合わせ不足です。この記事では、比較表を開く前に確認しておきたい9つの項目を、判断する順番に沿って整理します。
1. 改善したいことを一文で言えるか
最初に決めるのは製品ではなく目的です。「業務時間中の私用を減らしたい」「情報の持ち出しを防ぎたい」「テレワークの勤務状況を把握したい」のどれなのかで、必要な機能も、社内で説明する内容も変わります。目的が一文で書けない状態で製品を比べると、機能の多さだけで選んでしまい、導入後に「これは要らなかった」という声が出ます。
2. 記録する範囲を決めたか
監視ソフトは、操作ログ、画面、ファイル操作、キー入力、レポートと、記録できる対象がいくつにも分かれます。すべてを記録すれば安心に見えますが、確認する側の負担と、社内に説明すべき範囲が同時に増えます。まずは目的に直結する2〜3項目に絞り、運用が回ってから広げるほうが定着します。何を記録し、何を記録しないかの線引きは記録するもの・しないものにまとめています。
3. 記録は社内に置くのか、ベンダーに預けるのか
記録したデータを自社サーバーに保存するオンプレミス型と、ベンダーのクラウドに保存するクラウド型では、運用の形が変わります。社内サーバー型はデータが社外に出ず、保存期間や通信量を自社で決められます。クラウド型はサーバーを用意せずに済み、拠点を問わず同じ画面で確認できます。iMonitor は前者が iMonitor EAM、後者が iMonitor 365 です。
4. 台数の数え方を理解しているか
ライセンスが「端末の台数」で決まるのか、「同時に接続する台数」で決まるのかは、製品によって違います。退職や機器の入れ替えのときに、ライセンスを移せるかどうかも確認してください。数え方を取り違えると、見積もりの段階で総額が変わります。詳しくは価格とライセンスで説明しています。
5. 運用する人の負担を想像したか
導入後に毎日触るのは、管理者の画面です。レポートが必要な切り口で出るか、アラートが多すぎて確認が追いつかない状態にならないか、設定変更を管理画面から行えるか。運用を担当する人が1人しかいない企業では、その1人が休んだときに回る仕組みかどうかも判断材料になります。
6. 対応OSと仮想環境を確認したか
Windows だけを対象にするのか、macOS や Linux も含むのかで、選べる製品は変わります。仮想デスクトップ（VDI）やターミナルサーバーを使っている場合は、その環境でどこまで記録できるかを事前に確認してください。仮想環境では記録できる項目が減ることがあります。
7. 通知と同意に使える資料があるか
従業員の操作履歴は個人情報にあたるため、利用目的を特定して伝える必要があります。製品側に、社内説明で使える資料や通知文の雛形があるかは、実は重要な比較軸です。ベンダーに「社内説明用の資料はありますか」と聞いてみてください。文面の考え方は従業員への通知と同意で説明しています。
8. 導入後のサポートの形を見たか
監視ソフトは、ウイルス対策ソフトとの競合、ネットワークの遮断、更新後の不具合など、導入後に問い合わせが出やすい製品です。問い合わせ窓口の言語、対応時間、初期設定を代行してもらえるかは、事前に確認しておきたい項目です。
9. 試験導入ができるか
資料で分からない部分は、実際に動かして確かめるのが確実です。iMonitor EAM は15日間の体験版があり、記録される項目、日本語入力の扱い、レポートの切り口を導入前に確認できます。期間が限られるため、見る項目を先に決めておくと効率的です。
まとめ
選び方の順番は、目的、範囲、保存場所、台数、運用、環境、説明資料、サポート、試験導入です。この9項目を上から順に決めていくと、比較表を見たときに「自社に必要な機能はどれか」が判断しやすくなります。判断に迷う用語は用語集を、機能ごとの確認点は監視機能の比較表を合わせてご覧ください。
iMonitor でできること
本記事の内容を踏まえて、機能と導入条件を確認したい方は次のページをご覧ください。