従業員監視ソフトの選び方

「従業員監視ソフト」と一口に言っても、記録できる範囲、データの置き場所、費用の形は製品ごとに大きく違います。導入後に「思っていたのと違う」とならないよう、選ぶ前に確認しておきたい項目を7つに整理しました。

1. 何を改善したいのかを先に決める

最初に決めるのは製品ではなく目的です。「業務時間中の私用を減らしたい」「情報の持ち出しを防ぎたい」「テレワークの勤務状況を把握したい」では、必要な機能も、社内で説明すべき内容も変わります。目的が一文で書けない状態で製品を比べると、機能の多さだけで選んでしまいがちです。

2. 記録できる範囲を比べる

監視ソフトが記録できる情報は、大きく次の5つに分かれます。自社に必要なものが揃っているかを確認してください。

操作ログ：起動したアプリ、閲覧したWebサイト、利用時間
画面：スクリーンショット、リアルタイムの画面閲覧、遠隔操作
ファイル：作成・コピー・移動・削除・印刷の履歴、USBなどの外部媒体の制御
入力：キー入力の回数、クリップボード、キーワードの検出
レポート：上記を集計した一覧・グラフ・アラート

「全部入り」を選べばよいわけではありません。記録しない項目を決めておくことが、後述の社内説明と運用の負担を軽くします。記録するもの・しないものも合わせてご覧ください。

3. データの置き場所（オンプレミス型かクラウド型か）

記録したデータを社内サーバーに置くのか、ベンダーのクラウドに置くのかは、製品によって決まっています。社内サーバー型は、データが社外に出ないこと、通信量や保存期間を自社で決められることが利点です。クラウド型は、サーバーを用意せずに済み、拠点を問わず同じ画面で見られることが利点です。iMonitor は前者が iMonitor EAM、後者が iMonitor 365 です。

4. 費用の形（買い切りか月額か）

買い切り型は初期費用が中心で、台数が増えても月々の負担は増えません。月額型は初期費用を抑えられますが、利用を続ける限り費用が発生します。3年から5年の総額で比較すると判断しやすくなります。台数の変動が見込まれる場合は、追加ライセンスの単価も確認しておきましょう。

5. 対応OSと仮想環境

Windows だけを対象にするのか、macOS や Linux も含めるのかで、選べる製品は変わります。仮想デスクトップ（VDI）やターミナルサーバーを使っている場合は、その環境に対応しているかが必須条件になります。

6. 運用の手間

導入後に管理者が毎日見るのは、レポートとアラートです。必要な情報が1画面で見られるか、アラートが多すぎて疲れないか、設定変更が管理画面からできるかを確認します。遠隔からのインストールや、複数拠点の一括管理に対応していると、台数が増えたときの負担が変わります。

7. 法令対応と社内説明に使える資料があるか

日本で導入する場合、記録する情報は従業員の個人情報にあたります。利用目的の特定と通知、保存期間の設定、アクセス権限の管理といった論点を、製品側が説明できる資料を持っているかは重要な比較軸です。ベンダーに「社内説明用の資料はありますか」と聞いてみてください。

よくある質問

無料の製品ではだめですか

機能が限られるため、業務での利用には向きません。無料の監視ツールは、記録の保存期間が短い、レポートが少ない、サポートがないといった制約があるのが一般的です。まずは15日間の体験版で必要十分かを確かめることをお勧めします。

何台から導入できますか

iMonitor EAM は1回のご注文が5台からです。5台未満の場合は、クラウド型の iMonitor 365 のほうが導入しやすいことがあります。

導入までどのくらいかかりますか

サーバーとクライアントのインストールは、台数が10台程度であれば半日から1日が目安です。事前にネットワークとウイルス対策ソフトの除外設定を確認しておくと、当日の作業が短くなります。

社内の反発が心配です

目的と範囲を先に伝えることが最も効果的です。実際に、事前に説明してから導入した企業では生産性が上がったという声が寄せられています（導入事例）。通知と同意の実務はこちらの記事で詳しく説明しています。