H 運用・定着
監視レポートの読み方｜最初に見る3つの数字
監視ソフトのレポートは、項目が多く、どこから読めばよいか迷いがちです。読む順番と、判断に使うべき数字を整理します。
最初に見る3つの数字
| 数字 | 何を判断するか |
|---|---|
| 記録件数の推移 | 監視が機能しているか、急な増減はないか |
| 外部への送信・持ち出しの件数 | 漏洩の兆候があるか |
| ブロック・警告の件数 | 制限の対象が適切か |
この3つで、異常があるかどうかの当たりを付けます。異常がなければ、それ以上深追いしません。
部署別に見る
全体の数字だけを見ると、突出した部署を見逃します。部署別に並べ、平均から大きく外れたところを確認します。ただし、人数の少ない部署は数字が動きやすいため、単月で判断せず、数か月の推移で見ます。
見方の設計は監視 運用 ルールをご覧ください。
個人別の数字の扱い
個人別の記録は、評価ではなく、支援の判断に使います。記録が多い人、少ない人の背景を、数字だけで推測しないこと。確認する場合は、本人に話を聞く前提で臨みます。個人別の数字を会議で共有すると、監視への不信が強まります。
レポートの頻度
日次は例外のみ、週次は傾向、月次はまとめ。月次のレポートは、1ページに収まる形にします。項目を増やすほど読まれなくなります。経営層向けには、件数と主な事案、改善の提案の3点に絞ります。
レポートの出力方法は監視 ログ 形式をご覧ください。
よくある質問
Q. 数字が先月より増えた場合は問題ですか。
A. 増加だけでは判断できません。台数の増加、設定の変更、事案の発生など、理由を確認します。増加そのものを問題と決めつけないでください。
Q. レポートは誰まで共有しますか。
A. 個人が特定できる情報は、必要最小限の範囲に限定します。部署別の集計は、管理職まで共有して構いません。
運用チェックリスト
- 最初に見る3つの数字を、担当者の間で共有しているか
- 部署別の集計を、毎月同じ条件で出しているか
- 人数の少ない部署の数字を、単月で判断していないか
- 個人別の数字を、評価に使わないと明言しているか
- 経営層向けの資料を、1ページに収めているか
まとめ
レポートは、記録件数・外部送信・ブロック件数の3つから読み始め、部署別の突出を確認します。個人別の数字は支援の判断に使い、評価には用いないことが、運用を長続きさせます。
iMonitor でできること
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