購入判断は、ほぼいつも同じ問いに集約されます。自社サーバーに導入するか、クラウドで借りるか。ここでは、機能一覧には出てこないが実際に効く五つの違いを書きます。
1. データがどこにあるか
クラウドなら記録はベンダーの基盤に、ローカルなら自社サーバーに。差が効くのは、誰かが書面で尋ねた瞬間です。監査、製造業の取引先、公共入札。「ベンダーのクラウドにあります」で会話が終わります。
2. どう支払うか
クラウドは利用者ごとの月額がずっと続きます。ローカルは永続ライセンス＋すでにあるサーバー。3年で見ればローカルが安いことが多く、6か月ならほぼクラウドです。正しい問いは「どちらが安いか」ではなく「いつまで使うか」です。
3. 誰が面倒を見るか
クラウドはベンダーが更新し、バックアップも取ります。ローカルは自分の仕事です。更新する、保存する、そして復元を試す。多くの企業がローカルを選び、3年目に「復元を試したことがない」と気づきます。
4. どこまで拡張できるか
適切に構成した1台で 2,000 台程度。それを超えると分散が必要です。クラウドでは上限は契約で決まり、ハードウェアではありません。ただし請求書でも決まります。
5. やめるときにいくらかかるか
ローカルからローカルへはデータベースをコピーするだけ。クラウドから外へはエクスポートが必要で、その方法はベンダー次第。契約前に「全部をどの形式で取り出せるか」を聞くのは無料で、数年分の節約になります。
五分で決める
- 取引先や規程が「データを社外に出すな」と言っているか。言うならローカル。
- 3年以上使うか。使うなら計算が変わる。
- サーバーを更新し復元できる人がいるか。いなければ外部委託かクラウド。
一般的な情報であり、法的助言ではありません。
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