退職のとき、情報システム部門はアカウント停止と端末の回収を忘れません。監視データのことは、ほとんど誰も覚えていません。何を残し、何を消し、その後誰が見られるのか。
順番が大事な三つの作業
- アクセスを止める。アカウントは消さない。 消すとアクセス記録も消えます。数か月後に争いになったとき必要になるのは、まさにその記録です。
- 引き継ぐものを書き出す。 業務ファイル、メール、取引先の連絡先。責任者に渡し、日付と「何をコピーしたか」を書き添えます。
- 監視データは規程どおりに扱う。 係争や監査が進行中なら保存し「法的保全」と印を付けます。そうでなければ通常の保存期間を適用します。
残すもの、消すもの
残すのは雇用関係を裏づけるもの。在籍期間、記録された勤務時間、人事ファイル。消すのは業務上のもので、もう要らないもの。スクリーンショット、インシデントのないアプリ利用履歴、閲覧履歴。
判断の目安は一つ。「半年後にこのデータが何の役に立つか誰も説明できないなら、そこに置いておくべきではない」。
高くつく失敗
退職当日にアカウントごと全部消すこと。速くてきれいに見えますが、誰が何を見たかを示すアクセス記録も消えます。争いになったとき、会社は「適切にやっていた」ことを示せません。
一般的な情報であり、法的助言ではありません。
☰ ガイド一覧